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Die e-PPS Plattform wurde entwickelt, um den Anforderungen der Vergabebehörden für die e-Vergabe &e-Beschaffung gerecht zu werden. Alle Funktionalitäten, die von e-PPS unterstützt werden, wurden entwickelt, um vergaberechtskonform gemäß den EU Vorschriften zu handeln (z.B. Richtlinie 2004/17/EG und 2004/18/EG).
Das offene Verfahren wurde als das Verfahren definiert “bei welchem, nach einer Bekanntmachung, jeder Wirtschaftsteilnehmer ein Angebot einreichen kann”. Das offene Verfahren ist das einzige Verfahren, bei welchem ein Wirtschaftsteilnehmer durch Einreichung eines Angebots teilnehmen kann, ohne dass ihn vorher die Vergabestelle dazu auffordert.
Das nichtoffene Verfahren wurde beschrieben als: „das Verfahren, bei welchem ein Wirtschaftsteilnehmer einen Teilnahmeantrag stellen kann und wo nur die Wirtschaftsteilnehmer teilnehmen können, die von der Vergabestelle aufgefordert wurden, ein Angebot einzureichen“.
Das Verhandlungsverfahren wurde als das Verfahren definiert, “bei dem die Vergabebehörden vorher mit den Wirtschaftsteilnehmer in Kontakt sind und mit einem oder mehreren von denen die Vertragsbedingungen aushandeln“.
Der Verhandlungsvorgang erlaubt den Vergabebehörden die Vertragsbedingungen auszuhandeln. Dieses Verfahren ist mit dem nichtoffenen Verfahren vergleichbar, die Anzahl an Teilnehmern wird allerdings in diesem Verfahren reduziert. Die Anzahl der Teilnehmer wird entsprechend den objektiven Kriterien in der Bekanntmachung reduziert.
Das Verhandlungsverfahren kann auch ohne vorherige Bekanntmachung stattfinden. Dieses Verfahren ist vergleichbar mit dem Verhandlungsverfahren- mit Bekanntmachung, allerdings müssen in diesem Verfahren die Vergabebehörden mindestens (3) Wirtschaftsteilnehmer zur Teilnahme auffordern, anstatt eine Bekanntmachung zu veröffentlichen.
Der wettbewerbliche Dialog wurde als das Vergabeverfahren definiert „bei welchem jeder Wirtschaftsteilnehmer einen Teilnahmeantrag stellen kann und bei welchem die Vergabebehörden einen Dialog mit den Teilnehmern des Verfahrens führen können, mit dem Ziel eine oder mehrere geeignete Alternativen zu finden, die den Anforderungen entsprechen und ausgewählte Teilnehmer zur Teilnahme an diesem Verfahren dementsprechend aufzufordern. Der wettbewerbliche Dialog wurde als eine Alternative zum Verhandlungsverfahren für besonders aufwendige Projekte vorgesehen. Das grundlegende Konzept für den wettbewerblichen Dialog besteht darin, den Vergabebehörden die Option zu lassen, mit möglichen Bietern weiter die Vertragsbedingungen auszuhandeln.
Eine Rahmenvereinbarung wurde als eine Vereinbarung zwischen einer oder mehreren Vergabebehörde(n) und einem oder mehreren Wirtschaftsteilnehmer(n) definiert, mit der Absicht, die Vertragsbedingungen innerhalb einer begrenzten Zeit zu erstellen, insbesondere mit Rücksicht auf den Wert und, wo erforderlich, auf den voraussichtlichen Umfang.
Bei einem vereinfachten Verfahren, das bei niedrigwertigen Verträgen Anwendung findet, werden keine Bekanntmachungen von den Vergabebehörden veröffentlicht. Stattdessen wird eine Mindestzahl an Wirtschaftsteilnehmern zur Teilnahme an einem Wettbewerb, falls ein bestimmtes Beschaffungszweck vorhanden ist, aufgefordert.
Elektronische Auktionen wurden als ein “Wiederholtes Verfahren“ definiert, „verbunden mit einem elektronischen Gerät für die Präsentation von neuen Preisen herabsteigender Art, und/oder neuen Werten bezüglich bestimmter Angebotselemente, die nach einer ersten Bewertung auftreten, und die durch das Anwenden von automatischen Bewertungsmethoden aufgereiht werden können”.
Elektronische Auktionen können als Verlängerungen von Verfahren betrachtet werden. Eine elektronische Auktion stellt kein einzelnes Verfahren dar, sondern wird als eine Verfahrensverlängerung benutzt, um bessere Angebote zu erhalten.